BENS Architecten is een groeiend architecten- en ingenieursbureau gespecialiseerd in technisch complexe projecten, renovaties en expertise-opdrachten. We werken met een sterke focus op kwaliteit, helderheid en inhoudelijke diepgang, en begeleiden onze projecten van eerste concept tot oplevering.

Door onze groei zoeken we een administratief assistent / personal assistant die nauw samenwerkt met de zaakvoerder en een sleutelrol opneemt in de dagelijkse organisatie van het bureau.

Jouw functie

Als administratief assistent / personal assistant ben je de rechterhand van de zaakvoerder. Je ondersteunt zowel in zakelijke administratie als in organisatorische en persoonlijke taken, en zorgt ervoor dat alles vlot, gestructureerd en efficiënt verloopt.
Je functie is veelzijdig: je bewaakt overzicht, ontzorgt, denkt vooruit en zorgt ervoor dat zaken opgevolgd en afgerond worden.

Takenpakket

Zakelijk – administratief & organisatorisch

• Beheren en coördineren van de agenda van de zaakvoerder
• Inboxbeheer en opvolging van e-mails (filteren, antwoorden voorbereiden, reminders sturen)
• Voorbereiden en structureren van dossiers (offertes, contracten, expertiseverslagen)
• Documentbeheer en archivering (Microsoft 365 / SharePoint)
• Voorbereiden van facturatie en opvolgen van betalingen
• Contact met boekhouder, leveranciers en externe partners
• Ondersteuning bij HR-administratie (contracten, onboarding, verlofopvolging)
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen (agenda, notulen, actiepunten)

Project- en kantoorondersteuning

• Opvolgen van deadlines en interne checklists
• Opvolgen van het klantenportaal
• Opvolgen van de budgetstaat van projecten, nazicht van facturen van aannemers
• Bewaken van administratieve projectprocessen
• Meewerken aan het verbeteren en documenteren van interne procedures

Persoonlijke ondersteuning (beperkt maar essentieel)

• Organiseren en plannen van afspraken (werk-gerelateerd en occasioneel privé)
• Administratieve ondersteuning bij planning en andere praktische zaken

Jouw profiel

• Je bent discreet, betrouwbaar en organisatorisch sterk
• Je werkt gestructureerd en houdt ervan om orde en overzicht te creëren
• Je denkt vooruit en signaleert zaken die aandacht nodig hebben
• Je communiceert professioneel en helder, schriftelijk en mondeling
• Je bent digitaal vaardig (Outlook, Word, Excel; ervaring met Microsoft 365 is een must)
• Je kan zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid
• Ervaring in een administratieve, PA- of office managementfunctie is een sterke troef

Wat wij bieden

• Een gevarieerde en vertrouwensvolle functie met impact
• Nauwe samenwerking met de zaakvoerder
• Flexibele invulling (deeltijds of voltijds bespreekbaar)
• Marktconforme verloning volgens ervaring
• Werken in een professioneel, inhoudelijk sterk bureau met gerichte groei
• Een functie die meegroeit met jouw talenten en verantwoordelijkheden

Interesse?
Stuur je CV en een korte motivatie via het sollicitatieformulier of naar info@bensarchitecten.be, t.a.v. Tom Bens.
Je kandidatuur wordt discreet behandeld.